Miten henkilöstöpäivä suunnitellaan etätyöntekijöille ja lähityöntekijöille yhdessä?

Hybridinen henkilöstöpäivä onnistuu parhaiten, kun ohjelma suunnitellaan tasapuolisesti sekä paikan päällä olijoille että etänä osallistuville, tekniikka varmistetaan etukäteen ja tapahtumapaikka tukee molempia osallistumistapoja. Avain on rakentaa yhteisiä hetkiä, jotka eivät aseta kumpaakaan ryhmää eriarvoiseen asemaan. Alla käymme läpi käytännön kysymykset, joihin jokainen henkilöstöpäivän järjestäjä törmää.

Miten etä- ja lähityöntekijät saadaan osallistumaan tasapuolisesti?

Tasapuolinen osallistuminen syntyy, kun ohjelma suunnitellaan molemmille ryhmille yhtä aikaa eikä etäosallistuminen ole jälkikäteen lisätty kompromissi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jokainen puheenvuoro, ryhmätehtävä ja päätöksentekotilanne rakennetaan niin, että etäosallistuja voi vaikuttaa yhtä lailla kuin paikan päällä oleva kollega.

Konkreettisesti se tarkoittaa muutamaa periaatetta. Ensinnäkin fasilitaattorin tai puheenjohtajan tehtävänä on aktiivisesti antaa puheenvuoroja myös etäosallistujille, ei odottaa heidän pyytävän niitä. Toiseksi kaikki materiaalit, diat ja muistiinpanot jaetaan reaaliajassa yhteiseen alustaan, jotta etäosallistuja ei joudu katsomaan epäselvää kamerakuvaa fläppitaulusta. Kolmanneksi ryhmätehtävät kannattaa rakentaa pienryhmiin, joissa on sekä läsnä olevia että etäosallistujia, jolloin molemmat ryhmät sekoittuvat luontevasti.

Tapahtumapaikan valinnalla on suuri merkitys. Kun kokoustila on suunniteltu joustavasti ja sijaitsee helposti saavutettavassa paikassa, lähityöntekijöiden saapuminen sujuu vaivatta ja etäosallistujat voivat tarvittaessa muuttaa suunnitelmansa ja tulla paikan päälle. Kokous- ja juhlatilat Lappeenrannan satamassa tarjoavat juuri tällaisen joustavan ympäristön, jossa tilaisuudet voidaan räätälöidä tarpeiden mukaan.

Mitä aktiviteetteja sopii sekä etä- että lähityöntekijöille?

Parhaiten hybridiseen henkilöstöpäivään sopivat aktiviteetit, jotka voidaan toteuttaa joko rinnakkain tai joissa etäosallistuja voi seurata ja kommentoida reaaliajassa. Tällaisia ovat esimerkiksi yhteinen tietokilpailu, fasilitoitu ideointisessio tai luova työpaja, jossa tuotokset jaetaan digitaalisesti kaikille.

Kun lähityöntekijät nauttivat paikan päällä tapahtuvasta ohjelmasta, etäosallistujille kannattaa tarjota samanaikainen mutta itsenäinen versio samasta teemasta. Jos lähiryhmä tekee Saimaan rantaraitin kävelyretken, etäosallistujat voivat tehdä oman ulkoiluhetken omalla paikkakunnallaan ja jakaa kuvia yhteiseen kanavaan. Tämä luo yhteisöllisyyttä ilman pakotettua synkronointia.

Lappeenrannan alue tarjoaa ryhmäaktiviteetteja ympäri vuoden, kuten melontaa, SUP-lautailua, pyöräilyä ja Saimaan risteilyjä. Nämä soveltuvat erinomaisesti lähiryhmän ohjelmaan, kun etäosallistujille on samaan aikaan oma rinnakkaisohjelma tai he liittyvät mukaan videoyhteydellä jälkipuinnissa. Day Spa Lähde puolestaan tarjoaa hemmotteluhoitoja, joita voidaan varata henkilöstöpäivän yhteyteen lähiryhmälle, ja etäosallistujille voidaan lähettää etukäteen pieni hyvinvointipaketti kotiin saman teeman hengessä.

Kuinka pitkä henkilöstöpäivä kannattaa järjestää hybridityöntekijöille?

Hybridiselle henkilöstöpäivälle ihanteellinen pituus on yksi täysi päivä tai puolitoista päivää, kun tapahtuma sisältää sekä virallista ohjelmaa että epävirallista yhdessäoloa. Liian lyhyt päivä ei anna aikaa yhteisöllisyyden rakentumiselle, mutta yli kahden päivän tapahtuma kuormittaa erityisesti etäosallistujia, joiden on vaikeampi irrottautua arjesta pidemmäksi ajaksi.

Käytännön aikataulutuksessa kannattaa ottaa huomioon muutama asia. Videoyhteydellä osallistuminen väsyttää enemmän kuin fyysinen läsnäolo, joten etäosallistujille tulee rakentaa selkeitä taukoja vähintään tunnin välein. Yksi kylpylävuoro kestää noin kaksi tuntia, mikä on luonteva rytmitysyksikkö myös ohjelman muihin osioihin.

Jos budjetti ja aikataulut sallivat yön yli tapahtuvan tilaisuuden, se kannattaa. Yhteinen ilta luo epävirallisia kohtaamisia, jotka vahvistavat tiimihenkeä enemmän kuin mikään virallinen ohjelma. Hotelli Lähteessä majoitus onnistuu saman katon alla, jolloin siirtymisiin ei kulu aikaa ja illan ohjelma jatkuu luontevasti päivän jälkeen.

Missä henkilöstöpäivä kannattaa järjestää, kun osa tiimistä on etänä?

Hybridisen henkilöstöpäivän paikan valinnassa ratkaisevat tekijät ovat hyvät liikenneyhteydet, toimiva tekniikka ja ympäristö, joka motivoi lähityöntekijöitä matkustamaan paikalle. Tavanomainen toimistokokoussali harvoin täyttää viimeistä kriteeriä, minkä vuoksi hotellit ja muut elämykselliset tilat toimivat paremmin.

Lappeenranta on logistisesti kätevä kohde erityisesti Etelä-Suomesta. Helsingistä pääsee junalla noin kahdessa tunnissa, ja kaupunki on saavutettavissa myös autolla eteläisiä valtateitä pitkin. Kaakkois-Suomesta, Itä-Suomesta ja pääkaupunkiseudulta matkustaminen sujuu vaivattomasti, mikä tekee Lappeenrannasta toimivan kohtaamispaikan hajautetulle tiimille.

Me Hotelli Lähteessä sijaitsemme Lappeenrannan satamassa Saimaan rannalla, ja olemme alueen ainoa hotelli, josta näkee aidosti järven. Historiallinen kylpyläympäristö, jossa nykyinen rakennus valmistui vuonna 1912, antaa tilaisuuksille tunnelman, jota ei löydy tavanomaisista kokoushotelleista. Willimies-kokoustila sopii enintään 14 hengen intiimeihin neuvotteluihin, Weera-tila puolestaan jopa 40 hengen ryhmille, ja Ravintola Lähde on varattavissa kokonaan yksityistilaisuuksia varten. Lappeenranta kuuluu myös Saimaa UNESCO Global Geopark -alueeseen, mikä tekee kohteesta erityisen ja mieleenpainuvan henkilöstöpäivän järjestyspaikan.

Miten henkilöstöpäivän ohjelma rakennetaan niin, että se pitää kaikkien mielenkiinnon?

Kaikkien mielenkiinnon säilyttävä ohjelma vaihtelee rytmiä, sekoittaa virallisia ja epävirallisia osioita sekä tarjoaa osallistujille valinnanvapautta. Yhden pitkän luennon tai kokouksen sijaan ohjelma kannattaa pilkkoa selkeisiin lohkoihin, joissa aktiviteetti, tauko ja sisältö vuorottelevat.

Hyvä rakenne etenee esimerkiksi näin:

Aamupäivä: Yhteinen avaus videoyhteydellä, jossa sekä etä- että lähiosallistujat näkyvät tasapuolisesti. Aamiainen tai kahvitauko lähiryhmälle, etäosallistujille oma tauko.
Keskipäivä: Ryhmätyösessio tai workshop, jossa pienryhmät sekoittavat etä- ja lähiosallistujia. Yhteinen lounas, jonka aikana etäosallistujat voivat halutessaan jättää kameran auki epäviralliseen jutteluun.
Iltapäivä: Aktiviteetti tai rennompi ohjelma. Lähiryhmä voi nauttia esimerkiksi Day Spa Lähteen hoidoista tai Saimaan risteilystä, etäosallistujat omasta valitsemastaan rentoutumisesta.
Lopetus: Yhteinen päätöshetki videoyhteydellä, jossa kerrataan päivän tuotokset ja annetaan jokaisen äänelle tilaa.

Ruokailuun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä se on luonteva yhteisöllinen hetki. Kattava buffet, joka huomioi erilaiset ruokavaliot, poistaa käytännön hankaluudet ja antaa osallistujille mahdollisuuden rentoutua. Lappeenrannan Saimaan risteilyt ovat yksi esimerkki yhteisestä kokemuksesta, joka sopii kaikille ja jättää muiston pitkäksi aikaa.

Mitkä ovat yleisimmät virheet hybridisen henkilöstöpäivän suunnittelussa?

Yleisin virhe on suunnitella ohjelma ensin lähiosallistujille ja lisätä etäosallistuminen mukaan jälkikäteen. Tämä näkyy heti: etäosallistuja kokee olevansa sivustakatsoja eikä tasavertainen tiimin jäsen. Muita toistuvia virheitä ovat tekniikan testaamatta jättäminen, liian tiivis aikataulu ja se, että epäviralliselle yhdessäololle ei jätetä tilaa.

Tässä yleisimmät sudenkuopat ja niiden välttäminen:

Tekniikka pettää: Testaa yhteydet, mikrofoni ja kuva vähintään päivää ennen tapahtumaa. Varmista tapahtumapaikan internet-yhteyden riittävyys ja kysy hotellin tai tilan henkilökunnalta tekniikan yksityiskohdista etukäteen.
Etäosallistuja unohtuu: Nimeä fasilitaattori, jonka tehtävä on aktiivisesti pitää etäosallistujat mukana keskustelussa koko päivän ajan.
Aikataulu on liian tiivis: Hybridipäivässä tarvitaan enemmän siirtymäaikaa kuin perinteisessä kokouksessa. Varaa puskuria jokaisen osion väliin.
Ohjelma on pelkkää kokousta: Ilman rentoja hetkiä ja epävirallista vuorovaikutusta henkilöstöpäivä ei eroa tavallisesta palaverista. Ota mukaan jokin yhteinen kokemus, joka jää mieleen.
Paikan valinta ei tue hybridiformaattia: Valitse tila, jonka voi räätälöidä tarpeidesi mukaan ja jossa tekniikka toimii luotettavasti. Ota yhteyttä tapahtumapaikkaan hyvissä ajoin ja kerro tarkkaan, mitä hybridiosallistuminen teillä tarkoittaa.

Hyvä nyrkkisääntö on, että mitä aiemmin suunnittelu aloitetaan, sitä vähemmän yllätyksiä päivänä itsessään tulee. Meihin voi olla yhteydessä jo alkuvaiheessa, jotta kokous- ja juhlatilat sekä oheisohjelman yksityiskohdat saadaan räätälöityä juuri teidän tiimillenne sopiviksi.